Schreiben mit Word ist für viele Privatanwender, aber auch in Unternehmen fest etabliert. Doch mit intelligenten Programmen zur Textverarbeitung sind schnellere und einfache Anwendungen möglich. Speziell die Zusammenarbeit von Mitarbeitern spielt in der Zeit der zunehmenden Digitalisierung eine wachsende Rolle.

Unterschiede zwischen intelligenter und klassischer Textverarbeitung

Bei der klassischen Textverarbeitung mit Word entstehen pro Änderung neue Versionen. Sobald mehrere Personen an einem Dokument arbeiten, ist nicht immer klar, welche Version die richtige zum Weiterverarbeiten ist. Speziell bei Vertragsanpassungen, Vorschlägen und ähnlichen Verarbeitungen entsteht dadurch ein Chaos, das sich nur schwer wieder lösen lässt. Intelligente Textverarbeitung verwaltet Änderungen pro Abschnitt und speichert die Absätze automatisch. Vorige Überarbeitungen und Versionen werden mit einem Klick angezeigt, auch bei Tabellen (siehe auch: smashdocs.net)

Neue Änderungen werden hervorgehoben, Änderungsvorschläge vom Programm vorgelegt. Gelöschte Änderungen verschwinden nicht einfach, sondern werden im Dokument jederzeit angezeigt. Ähnlich transparent wird der Umgang mit Kommentaren, die vor allem bei der Textverarbeitung durch mehrere Personen die Dokumentenfortschritte beschleunigen sollen. Möglich sind private Diskussionen zwischen allen Beteiligten oder nur einer kleinen Personengruppe. Ältere Kommentare und Antworten werden mit einem Klick angezeigt.

Sicherheit von alternativen Textverarbeitungsprogrammen

Die intelligenten Schreibprogramme werden in der Cloud oder auf Servern installiert. Als Nutzungsart können die Unternehmen entweder die Leistung der Programme mit anderen teilen (Public Cloud) oder die alleinige Nutzung bestimmen (Dedicated Private Cloud). Wer sich um die Wartung und Sicherheit seines Textverarbeitungsprogramms selbst kümmern möchte, kann dieses auf eigenen Servern installieren. In diesem Fall ist der Nutzer selbst für die Sicherheit seiner Daten verantwortlich.

Zu den Funktionen für Privatanwender gehören Exports in individuellen Formaten, Import nach individuellen Vorgaben, APIs für Datenaustausch und Integration sowie ein individuelles Support-Konzept. Derzeit nutzen bereits der E-Commerce und Finanzvergleichsplattformen wie online-bank-vergleich.de die Möglichkeiten zur Erstellung von Inhalten mit Word-Alternativen. Auch im juristischen Bereich schätzen die Anwender die hohe Sicherheit bei der Vertragsarbeit mit intelligenten Programmen zur Textverarbeitung.

Vorteile intelligenter Textverarbeitungsprogramme im Vergleich zu Word

  • Dokumente werden im Team erstellt und überarbeitet – im Webbrowser um ein Vielfaches schneller als mit lokalen Textverarbeitungsprogrammen
  • In der Gruppe kann bei der Textverarbeitung ein Rollen- und Rechtemanagement bei den Bearbeitungsschritten aufgestellt werden
  • Die Funktionen intelligenter Textverarbeitungsprogramme lassen sich nach individuellen Anforderungen erweitern
  • Optimale Sicherheit von Daten und Inhalten durch die Wahl der Cloud- oder Serverinstallation
  • Einsatzmöglichkeiten im Publishing und Marketing, bei der Dokumentation oder Vertragsbearbeitung im juristischen Bereich
  • Benachrichtigung über Änderungen, Anzeige von Vorversionen und Dokumentation von Kommentaren und Antworten

Fazit

Zur Digitalisierung in Unternehmen gehören auch höhere Anforderungen an die gemeinsame Textverarbeitung. Mit intelligenten Lösungen gehen Word-Alternativen auf diese neuen Anforderungen ein. Die neuen Textverarbeitungsprogramme zeichnen sich dabei durch Schnelligkeit, gute Übersicht und hohe Datensicherheit aus.